Expediente Digital

Por: Aroldo Eduardo Pizarro López. – Abogado
Sincelejo, Sucre  

El Decreto 806 del 04 de junio de 2020 implementa la virtualidad en las actuaciones judiciales en la jurisdicción ordinaria, en las especialidades civil, laboral, familia y en la de lo contencioso administrativo, constitucional, disciplinaria; al igual que en las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, en los procesos arbitrales a partir de la expedición del Decreto.

Para el funcionamiento de la justicia digital se debe informar en la página web de las autoridades judiciales los canales de comunicación mediante los cuales prestaran sus servicios. Así mismo, señalaran los mecanismos tecnológicos que emplearan para facilitar el acceso y reactivación de la justicia sin necesidad de acudir personalmente a las dependencias judiciales, para la gestión, trámite de los procesos y asuntos en curso.

Cuando los sujetos procesales, o la autoridad judicial no cuenten con los medios tecnológicos para cumplir con la actuación judicial específica a través de la tecnología y de las comunicaciones, deberán dejar constancia de tal situación en el expediente, procediendo a realizarla de manera presencial a fin de no paralizar la justicia como se venía haciendo con anterioridad a la expedición del decreto que comento.

A pesar de que el Decreto implementa las medidas tecnológicas en actuaciones judiciales para flexibilizar la prestación del servicio de justicia en el marco del estado de emergencia económica, social y ecológica por el Covid-19 en el cual nos encontramos, contiene innovaciones en las actuaciones judiciales y modifica algunos aspectos procesales que deberán ser objeto de pronunciamiento de la Corte Constitucional dentro del control que ejerce a dicho Decreto; como son los siguientes:

Los poderes, la demanda, y la contestación. No requieren presentación personal o reconocimiento y en dichos escritos debe indicarse la dirección electrónica del apoderado; la cual debe coincidir con la registrada en el Registro Nacional de Abogado. Igualmente la dirección electrónica de las partes para las notificaciones, citación de testigos, peritos o cualquier persona interviniente en la actuación judicial, so pena de ser inadmitida la demanda por ausencia o incumplimiento de estas formalidades.

Los poderes, la demanda y la contestación: Se presentarán en forma de mensaje de datos y sus anexos en medio electrónico, desaparecen las copias físicas y electrónicas para el archivo del juzgado y el traslado; lo que constituye un avance acorde con las medidas de protección para el medio ambiente.

El demandante al presentar la demanda deberá por medio electrónico enviar copia de la demanda y sus anexos a los demandados como ocurre en la práctica con las citaciones de los convocado en las audiencias pre procesales ante las procuradurías judiciales, lo mismo deberá hacer el demandante cuando se le inadmite la demanda y presenta memorial de subsanación. Las anteriores exigencias no se aplican cuando se pidan medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde reciba notificaciones él demandando.

Notificaciones personales: Se efectuarán con el envío de la providencia respectiva, así como mensaje de dato a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado, sin necesidad de remitir la citación o aviso físico o virtual.

Notificaciones por estado y traslado: Se realizarán virtualmente; adjuntando la respectiva providencia. Eliminando la fijación de las mismas en la cartelera del respectivo despacho a fin de garantizar el debido proceso.   

Emplazamiento para notificación personal: Se harán únicamente en el Registro Nacional de personas emplazadas, sin necesidad de publicación en un medio escrito de amplia circulación.  

Audiencia virtual o telefónica: No requiere de la Autorización del Juez como lo exigía el artículo 107, parágrafo 1 del Código General del Proceso. Cualquier empleado con la autorización del titular del despacho podrá comunicarse con los sujetos procesales antes de la realización de las audiencias para informarle sobre las herramientas tecnológicas que se utilizaran en ellas o para concertar una distinta.

Tramite de excepciones previas: La providencia que las resuelva es susceptible de recurso de apelación para los procesos en primera instancia y en única instancia el recurso de súplica. En materia contenciosa administrativa se dispuso la posibilidad de resolver excepciones previas antes de la audiencia inicial a fin de evitar las suspensiones de las audiencias por la práctica de pruebas.

Sentencia anticipada en lo contencioso Administrativo: Sé amplia y regula los casos en los cuales termina anormalmente los procesos.

Apelación de sentencia en materia civil, familia y Laboral: Desaparece la audiencia de sustentación, fallo y su trámite es por escrito cuando no hay pruebas por practicar; con el fin de evitar la presencialidad en las actuaciones judiciales.

Expediente electrónico: Se autoriza que cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, la autoridad judicial como los demás sujetos procesales tienen el deber de proporcionar por cualquier medio las piezas procesales que tengan en su poder haciéndolas llegar al despacho vía electrónica, constituyendo un deber adicional para las partes y los apoderados.

Las medidas transitorias procesales establecidas van a ocasionar un traumatismo procesal con la carga impuesta a los apoderados de tener equipos de conectividad para las diligencias virtuales; lo que será una prueba acerca de cuanto estamos preparados los abogados para el expediente digital.

La virtualidad debieron extenderla a las actuaciones ante las autoridades administrativas para facilitar el acceso a la jurisdicción.

Considero que el Decreto legislativo se excedió al regular los aspectos procesales mencionados y simplemente debió ordenar la implementación de los medios tecnológicos para todas las actuaciones judiciales y arbitrales disponibles y excepcionalmente permitir la presencialidad.

La justicia digital es una realidad esperamos que su funcionamiento constituya un beneficio para la administración de justicia y no una causa que contribuya a la mora judicial.

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